Visuaalinen viesti menee perille

Tapahtumilla tulee aina olla tavoite. Tapahtuma ilman tavoitetta on kuin voileipä ilman voita – menettelee tuo, mutta mitään ei jää mieleen. Ja pahimmassa tapauksessa mieleen jää yksi asia, tylsyys. Jotta näin ei pääse käymään, tulisi tapahtuman suunnittelu aina aloittaa tavoite ja viesti ykkösprioriteettina.

Tapahtuman järjestäjien tulee miettiä, miksi tapahtuma järjestetään. Onpa tavoitteena sitten lisätä henkilöstön hyvinvointia tai lanseerata markkinoille uusi tuote, tulee tapahtumalle miettiä viesti. Kun viesti on selvillä, on sen suunnittelulla selkeä päämäärä. Ja tällöin myös tavoite, tyytyväisemmät työntekijät tai onnistunut tuotelanseeraus, saavutetaan varmimmin.

Visuaalisuus luo vahvan muistijäljen

Tehokas tapa tuoda tapahtuman viestiä esille on tehdä vaikutus tunteisiin. Me ihmiset emme aina muista yksityiskohtia, kuten väritystä tai huonekaluja. Mutta me muistamme niiden aiheuttamat tunteet itsessämme.

Me muistamme hämmästymisen, haltioitumisen ja rentoutumisen. Muistamme yllätykset, viehätyksen ja naurun. Me muistamme oman tunnetilamme.

Keräämme vahvimmin tietoa ympäröivästä maailmasta näköaistillamme. Kaikki, mitä näemme, vaikuttaa tunteisiimme ja sitä kautta myös ajatuksiimme. Kauniit ja viehättävät asiat luovat positiivisia tunteita ja kertovat omaa tarinaansa tapahtuman järjestäjästä. Parhaimmillaan hyvin suunnittellusta tapahtumasta jää mieleen hyvä olo ja mieli.

Kick Off – Space Camp

Onko yrityksesi pihistelijä vai satsaaja?

Usein tapahtumia suunnitellaan viestin sijasta tekniikka edellä. Tapahtuman järjestäjälle on tärkeintä se, miten musiikki kuuluu tai missä puheet pidetään. Eivätkä nämä missään nimessä ole tarpeettomia asioita. Kukaan ei pidä tapahtumista, joissa tekniikka takkuilee. Mutta tekniikkaa ei pidä nostaa ykkösprioriteetiksi, eikä etenkään visuaalisuuden kustannuksella.

Visuaalisuus on tapa viestiä sanattomasti ja osoittelematta. Visuaaliset elementit luovat mielikuvia ja tunteita, joita ei voi muilla tavoin tuottaa. Esimerkiksi kultainen samppanjabaari tai punainen matto tuovat mielleyhtymiä ylellisyydestä ja luksuksesta. Tätä kautta tapahtuman brändikin mielletään arvokkaaksi. – Vai voitko kuvitella, että Guccin tai Louis Vuittonin tapahtumissa nautittaisiin kuohuviiniä kertakäyttömukeista?

Gaala

Jostain syystä visuaalisuuden tärkeyttä tapahtumamarkkinoinnissa ei kuitenkaan nähdä eikä osata hyödyntää. Myöskään kalustevuokraajat eivät ole nähneet kauniiden ja tapahtuman arvoa lisäävien sisustuselementtien potentiaalia. Tästä syystä kalusteita ja sisustusesineitä joudutaan usein hankkimaan erikseen, jotta tapahtumiin saadaan luotua oikeanlainen tunnelma. Tämä tietysti teettää lisää työtä myös tapahtuman suunnittelijalle, mutta hinta on yleensä kokonaisuuteen verrattuna pieni.

Hyvin suunniteltu on puolivalmis

Ensi kerralla tapahtumaa suunnitellessasi ota hetki aikaa seuraavien asioiden miettimiseen: Miksi järjestän tämän tapahtuman? Mitä haluan tällä tapahtumalla viestiä? Millaisia ihmisiä kohderyhmään kuuluu?

Kun osaat vastata näihin kysymyksiin, voidaan siirtyä suunnittelemaan, miten viestisi välitetään kohderyhmälle mahdollisimman hyvin. Koska raa’asti yleistettynä nivalalainen insinööri innostuu erilaisista asioista kuin Punavuoren hipsteri.

Ja vinkkinä suunnitteluun: Visuaalisuus on äärimmäisen vahva viestinnän ja vaikuttamisen keino. Satsaa ihmeessä siihen kunnolla.

Tavoitteena hyvät bileet

Tapahtumalla tulisi aina olla viesti, tarina kerrottavanaan. Yritysten asiakkaille suunnatuissa tapahtumissa viestien ja tavoitteiden tärkeys onkin ymmärretty kohtalaisen hyvin, mutta henkilöstötilaisuuksia järjestetään edelleen aika löyhin sisällöin.

Yrityksen sisäinen tapahtuma on loistava tilaisuus tavoittaa henkilöstö ennalta määritellyssä tilanteessa ja tunnelmassa face to face. Tapahtuman tarjoamia mahdollisuuksia ei kuitenkaan osata useinkaan riittävän hyvin hyödyntää sisäisen markkinoinnin näkökulmasta. Harvoissa henkilöstötapahtumissa on selkeää viestiä, joka tapahtuman keinoin halutaan jalkauttaa. Vielä harvemmin tapahtumalle asetetaan tavoitteita tai mittareita, joilla onnistumista arvioidaan. Valitettavan monelle tavoitteena ovat hyvät bileet ja riittävä määrä drinkkilippuja sekä mittareina mikrotason asiat, kuten paahtopaistin haarukoitavuus tai äänentoiston nyanssit.

Usein henkilökohtaisten mieltymysten annetaan liiaksi vaikuttaa niin päätöksentekoon kuin onnistumisen arviointiinkin. Tapahtuman onnistumista arvioitaessa ei ole merkityksellistä keskittyä näiden yksittäisten tekijöiden pohtimiseen.  Aina voi toki olla parannettavaa, mutta tällaiset vivahdetekijät tuskin vaikuttavat osallistuvuuteen jatkossa. Olisi tärkeämpää pohtia mistä esimerkiksi korkea No Show tai alhainen osallistuvuus kielii? Voisiko se kertoa jotain yrityksen hengestä tai arvoista? Siitä mitä ja miten yritys henkilöstölleen tilaisuuksissaan viestii? Osallistuvuuteen liittyviä ongelmia on vaikea ratkaista niin kauan kuin tapahtumaratkaisut ovat logistiikkakeskeisiä sisältökeskeisyyden sijaan. Niillä pitäisi olla vähintään yhtäläinen painoarvo.

Henkilöstötapahtumiin tulisi asennoitua samalla vakavuudella kuin asiakastapahtumiin ja ymmärtää, että niihin sijoitetuilla euroilla tulisi yhtä lailla saada tuottoa.  Tuottona yritys voi saada sitoutuneisuutta ja lojaalisuutta sekä motivoitunutta henkilökuntaa.  Selkeän viestin puuttuessa on vaarana se, ettei tapahtuma tavoita ja kosketa kaikkia – se jättää kylmäksi, olkoonkin ohjelma ja tarjoilut kuinka onnistuneita hyvänsä. Jos osallistujille ei välity tapahtuman aito tarkoitus, saattaa sitoutumisen aste jäädä alhaiseksi.

Yrityksen pikkujoulu tai kesäjuhla on oiva mahdollisuus aitoon kommunikointiin hauskanpitoa unohtamatta. Viestin ei tarvitse olla kaukaa haettu tai keksimällä keksitty, kiittäminen tai tsemppaaminenkin riittää. Viestin tulisi kuitenkin olla konkreettinen ja selkeästi ymmärrettävissä, ja siitä tulisi välittyä, että se on yrityksen johdolta. Näin pystytään aidosti hyödyntämään tapahtumien tarjoama välittömän vaikuttamisen mahdollisuus. Sitouttamaan, motivoimaan ja innostamaan – mikä ikinä tavoitteena onkaan!

 

Katoavatko kohtaamisetkin digitalisoitumisen virtaan?

Tapahtuma-ala on elänyt pitkään voimakasta muutoksen aikaa. Olemme saaneet 12-vuotisen olemassaolomme aikana todistaa alan kehittymistä ja muovautumista – tuotantopainotteisista ja logistiikkakeskeisistä tapahtumista markkinointilähtöisiin, tuloshakuisiin ja sisältöpainotteisiin toteutuksiin. Vielä vuosituhannen vaihteessa tapahtumajärjestäminen oli monin paikoin logistista fasilitointia – tilojen, bändien ja buffien orkestroimista. Elettiin aikaa ennen teknistä vallankumousta – aikaa jolloin kutsulistaa hallinnointiin hampaat irvessä Excelin voimalla, 100- sivuisia kalvosulkeisia ihasteltiin seminaarikatsomoista ja verkostoituminen toteutettiin rusettiluistelun tyyliin numerolaput rinnuksissa. Keskiössä olivat elämykset ja kokemukset – aidot kohtaamiset. Sisältöosaamisesta puhuivat tuolloin vain muutamat hassut ja valaistuneet – hekin hiiskuen.

Loikkaus vuosikymmen eteenpäin ja lähimenneisyys tuntuu hävettävän kivikautiselta, ellei sitä olisi ollut itse todistamassa. Syy punasteluun johtuu digitaalisaation mukanaan tuomasta muutoksesta.

Valonnopeudella kehittynyt tekniikka on muuttanut voimakkaasti tapahtumakenttää tuoden mukanaan valtavasti uusia työkaluja ja mahdollisuuksia. Saatavilla on kutsunhallinta- ja ilmoittautumisalustoja, kyselytyökaluja, mobiilisovelluksia, viestiseinää, QR-tekniikkaa, lisätyn todellisuuden -ratkaisuja, sosiaalisen median kanavia vain muutaman mainitakseni. Digitaaliset ratkaisut mahdollistavat sen, että sisällöistä saadaan monipuolisempia, puhuttelevimpia ja kokemuksellisimpia. Samanaikaisesti tiedon helppo ja reaaliaikainen jakaminen on korostanut sisällöntuotannon keskeistä roolia.

Viime aikoina esille on noussut skenaarioita, joissa digitalisoitumisen ennustetaan syrjäyttävän perinteiset kohtaamiset. Tilalle povataan virtuaalisia tapahtumia, joihin osallistujat voivat ottaa osaa kotisohviltaan. Tällaisia skenaarioita kehitetään yhtä innokkaasti kuin aikana, jolloin konferenssipuhelujen uskottiin korvaavan face to face -palaverit lähes kokonaan.  Aika on kuitenkin näyttänyt, että henkilökohtaiset tapaamiset ovat pitäneet edelleen pintansa ja konferenssipuheluihin turvaudutaan enemmänkin silloin, kun ne ovat perusteltuja esimerkiksi maantieteellisten etäisyyksien vuoksi.

Samoin uskon käyvän myös tapahtumien saralla. Tapahtumissa on lopulta kyse kohtaamisista ja niiden vaikutuksista. Vaikka teknologinen kehitys etenee jättiharppauksin, täytyy kuitenkin muistaa mikä ja millainen kohde on tapahtumien keskiössä – ihminen.  Tapahtumien tavoitteena on aina vaikuttaa ihmisten asenteisiin ja käyttäytymiseen tavalla tai toisella. Face to face -kohtaamisissa on mahdollisuus tarjota kokemuksellisuutta, henkilökohtaisuutta sekä luoda tunnesiteitä määrätyssä ympäristössä määrättynä ajankohtana.

Uudet teknologiset innovaatiot rikastuttavat tapahtumia huomattavasti ja niiden avulla pystytään lisäämään tapahtumiin muun muassa interaktiivisuutta, vuorovaikutteisuutta ja osallistuvuutta. Pidetään kuitenkin mielessä, kuka palvelee ketä. Vanhaa sanontaa mukaillen, tekniikka on huono isäntä, mutta loistava renki!