Osallista ja saat enemmän

Tapahtuma-alalla puhutaan paljon osallistamisesta, jonka avulla tapahtuman osallistujat saadaan tuottamaan uutta sisältöä ja tämän lisäksi myös jakamaan sitä. Mutta miten voidaan käytännössä osallistaa ja miksi osallistamisen tärkeydestä jankataan?

Käytännössä osallistaminen on sitä, että annetaan osallistujien aktiivisesti ottaa osaa tapahtumassa käytyyn keskusteluun ja luoda samalla uutta tietoa ja näkemystä käsiteltävästä asiasta. Kun jokainen osallistuja tuo asiaan oma tietonsa ja osaamisensa, on mahdollista kerätä moninkertainen määrä kokemuksia ja näkemyksiä kuin jos asiaa käsittelisi vain yksi ihminen.

Käytännössä osallistaminen voi olla asioiden jakamista yhdessä, erilaisten näkökantojen esilletuomista ja koko yhteisön auttamista omilla tiedoilla. Sen sijaan, että toimitusjohtaja puhuu tavoitteista ja tuloksista yksin, on parempi panna henkilöstö pohtimaan tärkeitä asioita itse. Tällöin tiedonjako toimii molempiin suuntiin: henkilöstöltä johdolle ja päinvastoin.

Perinteisesti monissa tapahtumissa kuuntelemisen ja osallistumisen välinen suhde on 90:10, joskus 80:20 – ja pahimmillaan 100:0. Osallistamisella voidaan kääntää vaakalukema jopa 50:50-suhteeseen. Tällöin passiivinen yleisö muuttuu aktiiviseksi ja alkaa tuottaa uutta sisältöä. Kun yleisöstä tulee osallistujia sanan konkreettisessa merkityksessä, alkaa tapahtuma tuottaa parempia tuloksia.

Osallistamisella luodaan läpinäkyvyyttä ja avoimuutta, mikä lisää ihmisten kiinnostusta käsiteltävään asiaan. Kun ihminen on kiinnostunut, hän myös oppii ja sisäistää asian paremmin.

Pomon panostuksella on väliä

Mietitäänpä hetki tyypillistä henkilöstötapahtumaa: Toimitusjohtaja puhuu tunnin siitä, miten yrityksellä on mennyt, menee ja tulee menemään. Usein puhe sisältää diaesityksiä, kaavioita ja graafeja. Osa läsnäolijoista kuuntelee tarkasti, osa ehkä puolella korvalla ja osa pohtii, milloin juomatarjoilu alkaa.

Mitäpä jos toimarin tunti käytettäisiin tehokkaammin? Osallistettaisiin heti koko joukko tekemään asioita yhdessä? Tällöin toimitusjohtajan tehtävä ei olisikaan toimia puhuvana päänä, vaan toiminnan sytyttäjänä. Hän ei olisi vain asioiden esittäjä, vaan yhteisöllisyyden ja osallistamisen käynnistäjä.

Kun toimitusjohtaja uskaltaa astua diojen takaa esille omana itsenään, tarjoutuu myös henkilöstölle mahdollisuus tuoda esille omia näkemyksiään. Diat voi aina lukaista omalta koneelta, vaikkapa matkalla tapahtumaan. Mutta mikään ei korvaa johtajan, oikean henkilön, antamaa panosta siinä, miten inspiroidaan henkilöstöä kehittämään ja ideoimaan uutta.

Kuka haluaa audiencen, jos voi saada contribiencen?

Sisters Inc järjestää vuosittain Event Booster -aamiaisseminaarin, jonka tarkoituksena on antaa omille asiakkaille inspiraatiota ja uusia ideoita omaan työhön. Tänä syksynä tilaisuuden vetonaulana toimi tapahtumamuotoilun uranuurtaja Eric De Groot.

De Groot kertoi yleisölle tapahtumamuotoilun tulevaisuudennäkymistä ja ohjeisti, miten voimme osallistamisella saada enemmän irti omista tapahtumistamme. Esityksen aiheena oli From Audience to Contribience eli miten osallistujista saadaan sisällöntuottajia.

Contribience on De Grootin lanseerama termi, joka viittaa siihen, että jokaisen osallistujan tulisi perinteisen passiivisen kuulijan roolin sijasta olla aktiivinen toimija. Käsite audience viittaa sanaan audio, kuunnella. Contribience puolestaan linkittyy sanaan contribute, myötävaikuttaa tai olla osallisena. Contribience-ajattelussa osallistuja kantaa omat kortensa kekoon ja toimii aktiivisesti koko ryhmän eteen.

De Grootin viesti on yksinkertainen: Osallistuessaan ihminen oppii ja sisäistää huomattavasti tehokkaammin kuin ollessaan pelkkä kuuntelija. Osallistaminen on yksi tehokkaimpia keinoja sitouttaa osallistujat ja samalla saada heidät kokemaan asian omakseen.

Sijoita viestin perillemenoon

Jos yrityksessä työskentelee satoja ihmisiä, on heillä kaikilla omat vahvuutensa ja erityisalueensa. Olisi hölmöä olla käyttämättä hyväksi tätä laajaa osaamista. Osallistaminen on sijoittamista omaan henkilöstöön.

Me ihmiset muutamme ajatuksiamme, kun uskomme asiaan. Vaikka osa meistä mieluummin istuisi pimeässä penkkirivistössä kuuntelemassa toimitusjohtajan puhetta, niin todellisuudessa pelkkä puhe harvemmin muuttaa ajatteluamme. Kun olemme itse mukana luomassa puhetta, vaikutumme asiasta ja lähes huomaamattamme otamme vastaan meille tarjotun viestin.

Ja suurin osa meistä haluaa vaikuttaa asioihin. Ja vaikuttaa voi vain osallistumalla, tuomalla esille omia ratkaisuehdotuksiaan ja tietoaan.

Siksi jokainen osallistuja kannattaa ottaa mukaan vaikuttamaan, keskustelemaan, osallistumaan. Siksi kannattaa satsata siihen, että audiencesta tulee contribience.

Ok:sta wauksi. Palvelukokemus tekee hyvän tapahtuman

Hyvä tapahtuma ei synny hienosta kutsusta, osaavista esiintyjistä tai riittävästä ruoan määrästä. Nämä kaikki ovat itsestäänselvyyksiä. Jotta tapahtuma jää mieliin ja hurmaa osallistujat, tulee koko palvelukokemuksen olla huippuluokkaa.

20150929-203848-og-jyri_pehmea

Palvelukokemus, asiakaskokemus ja asiakaspalvelu ovat asioita, joista puhutaan paljon, mutta jotka myös mokataan helposti. Me haluamme, että osallistuja, vieras ja asiakas kokevat aina wau-efektejä. Wau saadaan aikaan huippuhyvällä palvelukokemuksella. Se puolestaan koostuu kahdesta osasesta: loistavasta palvelusta ja osallistujia ilahduttavista yksityiskohdista.

Järjestimme syyskuussa laadukkaan tilaisuuden 700 arvovieraalle. Tapahtuma koostui gaalasta ja muotinäytöksestä, jotka oli molemmat rakennettu tyylillä, gaalan vaatimalla arvokkuudella ja silti tämän ajan vaatimukset täyttäen. Viimeinen tarkoittaa muun muassa yhteistyökumppaneiden ja tekniikan hyödyntämistä waun synnyttämisessä.

Pyrimme aina tuomaan tapahtumiimme huippuunsa hiottua palvelua ja yksityiskohtia. Mutta mitä ne tarkoittavat käytännössä?

Arvosta osallistujaa

Kun puheeksi tulee hyvä asiakaspalvelu tai palvelukokemus, kiinnittyy huomio usein pieniin yksityiskohtiin. Me halusimme ilahduttaa osallistujia jo heti sisäänkäynnissä. Tässä apuna oli ns. seamless cloakroom, näkymätön narikka.

Käytännössä narikka toimi niin, että hostessit ottivat vastaan jokaisen vieraan ja kiikuttivat tämän ulkovaatteet verhojen takana olevaan isoon narikkatilaan. Vieraille ei annettu lainkaan tylsiä ja helposti hukkuvia narikkalappuja, vaan vaatteet sai takaisin omaa nimeään vastaan.

Näkymätön narikka on tyylikäs, hienostunut ja huomaavainen toimintatapa. Vieraiden vaatteet ja tavarat eivät ole kaikkien nähtävillä eikä väsyneinkään juhlija yleensä ole illan päätteeksi unohtanut omaa nimeään.

Näkymätön narikka on vain yksi esimerkki siitä, miten tarjota huippuhyvää palvelua. Laadukas asiakaspalvelu on paljon muutakin. Se on jokaisen osallistujan huomioimista vaikkapa toivottamalla osallistujat paikalle henkilökohtaisesti. Se on selkeää ohjeistusta, jotta osallistuja tietää, mitä tapahtuu, missä ja milloin. Se on myös pienten yksityiskohtien avulla arvostuksen osoittamista.

Yksityiskohdat ilahduttavat

Huippuunsa hiottu palvelu ja viehättävät yksityiskohdat saavat osallistujan tuntemaan itsensä tärkeäksi ja arvostetuksi. Tapahtumassamme tällaisia detaljeja olivat esimerkiksi se, että maisteltavien viinien tiedot on mahdollista saada mukaansa käyntikortilla. Tai että muotinäytöksen lämmintä tunnelmaa pystyi viilentämään viuhkoilla.

Myös läpi koko tapahtuman kantava teema on viehättävä yksityiskohta, joka toisaalta luo mielikuvaa harkitusta kokonaisuudesta. Tässä tapahtumassa monessa yksityiskohdassa näkyvänä teemana oli kreikkalaisen luomistarinan mukaiset neljä peruselementtiä: maa, ilma, vesi ja tuli. Elementit näkyivät paitsi muotinäytöksen puvustuksessa ja taustalla pyörivissä videoissa, myös illallismenun ruokalajeissa. Teema auttoi myös synnttämään wau-efektiä.

Muita ilahduttavia yksityiskohtia löytyi yhteiskumpaneiden osastoilta, jotka olivat kaukana perinteisestä messumeiningistä. Koska yhteiskumppanit olivat asiakkaan huolella valitsemia, ei kannattanut jättää heidän panostaan puolitiehen. Kumppaninäkyvyydestä on tarkoitus olla hyötyä molemmille osapuolille ja siksi myös sen tulee olla viimeisen päälle harkittua ja yksityiskohdiltaan mietittyä.

Yhteistyökumppaneiden osastot oli sulautettu elegantisti ympäri tapahtumatilaa ja ne ovat kaikki toiminnallisia pisteitä. Eräs kumppani tarjoili omassa kahvilassaan kahveja, toisen osastolla oli mahdollisuus otattaa valokuvia itsestään ja avecistaan, kolmas maistatti viinejä ja neljäs viihdytti musiikilla.

Sattumaa ei myöskään ollut se, miten yhteistyökumppaneiden osastot oli sijoiteltu isoon juhlatilaan. Yhdellä alueella esiteltiin skandinaavisia tuotteita raikkaasti, toisella taas vaativaankin makuun istuvia palveluja blingblingin hengessä.

Myös osa jälkiruokatarjoiluista oli yhteistyökumppaneiden tarjoamia. Tällä tapaa onnistuttiin tuomaan esille yritysten osaamista ilman turhaa osoittelua, luonnollisesti.

Hyvä tapahtuma on hyvää bisnestä

Jos tavoitteenasi on järjestää hyvä tapahtuma, aloita miettimällä hyvää palvelua.

Miten osoitan osallistujille, että arvostan heitä? Miten voin pienillä eleillä parantaa asiakaskokemusta? Miten voit tarjota osallistujille elämyksiä, tunteita, wau-efektejä?

Ilman huippuunsa hiottua asiakaspalvelua käsissäsi on vain tapahtuma. Kuka vaan osaa järjestää tapahtuman peruspalvelulla. Mutta miksi järjestää tapahtuma, joka on ihan ok, kun voit järjestää tapahtuman, josta on hyötyä myös liiketoiminnallesi?

Visuaalinen viesti menee perille

Tapahtumilla tulee aina olla tavoite. Tapahtuma ilman tavoitetta on kuin voileipä ilman voita – menettelee tuo, mutta mitään ei jää mieleen. Ja pahimmassa tapauksessa mieleen jää yksi asia, tylsyys. Jotta näin ei pääse käymään, tulisi tapahtuman suunnittelu aina aloittaa tavoite ja viesti ykkösprioriteettina.

Tapahtuman järjestäjien tulee miettiä, miksi tapahtuma järjestetään. Onpa tavoitteena sitten lisätä henkilöstön hyvinvointia tai lanseerata markkinoille uusi tuote, tulee tapahtumalle miettiä viesti. Kun viesti on selvillä, on sen suunnittelulla selkeä päämäärä. Ja tällöin myös tavoite, tyytyväisemmät työntekijät tai onnistunut tuotelanseeraus, saavutetaan varmimmin.

Visuaalisuus luo vahvan muistijäljen

Tehokas tapa tuoda tapahtuman viestiä esille on tehdä vaikutus tunteisiin. Me ihmiset emme aina muista yksityiskohtia, kuten väritystä tai huonekaluja. Mutta me muistamme niiden aiheuttamat tunteet itsessämme.

Me muistamme hämmästymisen, haltioitumisen ja rentoutumisen. Muistamme yllätykset, viehätyksen ja naurun. Me muistamme oman tunnetilamme.

Keräämme vahvimmin tietoa ympäröivästä maailmasta näköaistillamme. Kaikki, mitä näemme, vaikuttaa tunteisiimme ja sitä kautta myös ajatuksiimme. Kauniit ja viehättävät asiat luovat positiivisia tunteita ja kertovat omaa tarinaansa tapahtuman järjestäjästä. Parhaimmillaan hyvin suunnittellusta tapahtumasta jää mieleen hyvä olo ja mieli.

Kick Off – Space Camp

Onko yrityksesi pihistelijä vai satsaaja?

Usein tapahtumia suunnitellaan viestin sijasta tekniikka edellä. Tapahtuman järjestäjälle on tärkeintä se, miten musiikki kuuluu tai missä puheet pidetään. Eivätkä nämä missään nimessä ole tarpeettomia asioita. Kukaan ei pidä tapahtumista, joissa tekniikka takkuilee. Mutta tekniikkaa ei pidä nostaa ykkösprioriteetiksi, eikä etenkään visuaalisuuden kustannuksella.

Visuaalisuus on tapa viestiä sanattomasti ja osoittelematta. Visuaaliset elementit luovat mielikuvia ja tunteita, joita ei voi muilla tavoin tuottaa. Esimerkiksi kultainen samppanjabaari tai punainen matto tuovat mielleyhtymiä ylellisyydestä ja luksuksesta. Tätä kautta tapahtuman brändikin mielletään arvokkaaksi. – Vai voitko kuvitella, että Guccin tai Louis Vuittonin tapahtumissa nautittaisiin kuohuviiniä kertakäyttömukeista?

Gaala

Jostain syystä visuaalisuuden tärkeyttä tapahtumamarkkinoinnissa ei kuitenkaan nähdä eikä osata hyödyntää. Myöskään kalustevuokraajat eivät ole nähneet kauniiden ja tapahtuman arvoa lisäävien sisustuselementtien potentiaalia. Tästä syystä kalusteita ja sisustusesineitä joudutaan usein hankkimaan erikseen, jotta tapahtumiin saadaan luotua oikeanlainen tunnelma. Tämä tietysti teettää lisää työtä myös tapahtuman suunnittelijalle, mutta hinta on yleensä kokonaisuuteen verrattuna pieni.

Hyvin suunniteltu on puolivalmis

Ensi kerralla tapahtumaa suunnitellessasi ota hetki aikaa seuraavien asioiden miettimiseen: Miksi järjestän tämän tapahtuman? Mitä haluan tällä tapahtumalla viestiä? Millaisia ihmisiä kohderyhmään kuuluu?

Kun osaat vastata näihin kysymyksiin, voidaan siirtyä suunnittelemaan, miten viestisi välitetään kohderyhmälle mahdollisimman hyvin. Koska raa’asti yleistettynä nivalalainen insinööri innostuu erilaisista asioista kuin Punavuoren hipsteri.

Ja vinkkinä suunnitteluun: Visuaalisuus on äärimmäisen vahva viestinnän ja vaikuttamisen keino. Satsaa ihmeessä siihen kunnolla.

Tavoitteena hyvät bileet

Tapahtumalla tulisi aina olla viesti, tarina kerrottavanaan. Yritysten asiakkaille suunnatuissa tapahtumissa viestien ja tavoitteiden tärkeys onkin ymmärretty kohtalaisen hyvin, mutta henkilöstötilaisuuksia järjestetään edelleen aika löyhin sisällöin.

Yrityksen sisäinen tapahtuma on loistava tilaisuus tavoittaa henkilöstö ennalta määritellyssä tilanteessa ja tunnelmassa face to face. Tapahtuman tarjoamia mahdollisuuksia ei kuitenkaan osata useinkaan riittävän hyvin hyödyntää sisäisen markkinoinnin näkökulmasta. Harvoissa henkilöstötapahtumissa on selkeää viestiä, joka tapahtuman keinoin halutaan jalkauttaa. Vielä harvemmin tapahtumalle asetetaan tavoitteita tai mittareita, joilla onnistumista arvioidaan. Valitettavan monelle tavoitteena ovat hyvät bileet ja riittävä määrä drinkkilippuja sekä mittareina mikrotason asiat, kuten paahtopaistin haarukoitavuus tai äänentoiston nyanssit.

Usein henkilökohtaisten mieltymysten annetaan liiaksi vaikuttaa niin päätöksentekoon kuin onnistumisen arviointiinkin. Tapahtuman onnistumista arvioitaessa ei ole merkityksellistä keskittyä näiden yksittäisten tekijöiden pohtimiseen.  Aina voi toki olla parannettavaa, mutta tällaiset vivahdetekijät tuskin vaikuttavat osallistuvuuteen jatkossa. Olisi tärkeämpää pohtia mistä esimerkiksi korkea No Show tai alhainen osallistuvuus kielii? Voisiko se kertoa jotain yrityksen hengestä tai arvoista? Siitä mitä ja miten yritys henkilöstölleen tilaisuuksissaan viestii? Osallistuvuuteen liittyviä ongelmia on vaikea ratkaista niin kauan kuin tapahtumaratkaisut ovat logistiikkakeskeisiä sisältökeskeisyyden sijaan. Niillä pitäisi olla vähintään yhtäläinen painoarvo.

Henkilöstötapahtumiin tulisi asennoitua samalla vakavuudella kuin asiakastapahtumiin ja ymmärtää, että niihin sijoitetuilla euroilla tulisi yhtä lailla saada tuottoa.  Tuottona yritys voi saada sitoutuneisuutta ja lojaalisuutta sekä motivoitunutta henkilökuntaa.  Selkeän viestin puuttuessa on vaarana se, ettei tapahtuma tavoita ja kosketa kaikkia – se jättää kylmäksi, olkoonkin ohjelma ja tarjoilut kuinka onnistuneita hyvänsä. Jos osallistujille ei välity tapahtuman aito tarkoitus, saattaa sitoutumisen aste jäädä alhaiseksi.

Yrityksen pikkujoulu tai kesäjuhla on oiva mahdollisuus aitoon kommunikointiin hauskanpitoa unohtamatta. Viestin ei tarvitse olla kaukaa haettu tai keksimällä keksitty, kiittäminen tai tsemppaaminenkin riittää. Viestin tulisi kuitenkin olla konkreettinen ja selkeästi ymmärrettävissä, ja siitä tulisi välittyä, että se on yrityksen johdolta. Näin pystytään aidosti hyödyntämään tapahtumien tarjoama välittömän vaikuttamisen mahdollisuus. Sitouttamaan, motivoimaan ja innostamaan – mikä ikinä tavoitteena onkaan!

 

Katoavatko kohtaamisetkin digitalisoitumisen virtaan?

Tapahtuma-ala on elänyt pitkään voimakasta muutoksen aikaa. Olemme saaneet 12-vuotisen olemassaolomme aikana todistaa alan kehittymistä ja muovautumista – tuotantopainotteisista ja logistiikkakeskeisistä tapahtumista markkinointilähtöisiin, tuloshakuisiin ja sisältöpainotteisiin toteutuksiin. Vielä vuosituhannen vaihteessa tapahtumajärjestäminen oli monin paikoin logistista fasilitointia – tilojen, bändien ja buffien orkestroimista. Elettiin aikaa ennen teknistä vallankumousta – aikaa jolloin kutsulistaa hallinnointiin hampaat irvessä Excelin voimalla, 100- sivuisia kalvosulkeisia ihasteltiin seminaarikatsomoista ja verkostoituminen toteutettiin rusettiluistelun tyyliin numerolaput rinnuksissa. Keskiössä olivat elämykset ja kokemukset – aidot kohtaamiset. Sisältöosaamisesta puhuivat tuolloin vain muutamat hassut ja valaistuneet – hekin hiiskuen.

Loikkaus vuosikymmen eteenpäin ja lähimenneisyys tuntuu hävettävän kivikautiselta, ellei sitä olisi ollut itse todistamassa. Syy punasteluun johtuu digitaalisaation mukanaan tuomasta muutoksesta.

Valonnopeudella kehittynyt tekniikka on muuttanut voimakkaasti tapahtumakenttää tuoden mukanaan valtavasti uusia työkaluja ja mahdollisuuksia. Saatavilla on kutsunhallinta- ja ilmoittautumisalustoja, kyselytyökaluja, mobiilisovelluksia, viestiseinää, QR-tekniikkaa, lisätyn todellisuuden -ratkaisuja, sosiaalisen median kanavia vain muutaman mainitakseni. Digitaaliset ratkaisut mahdollistavat sen, että sisällöistä saadaan monipuolisempia, puhuttelevimpia ja kokemuksellisimpia. Samanaikaisesti tiedon helppo ja reaaliaikainen jakaminen on korostanut sisällöntuotannon keskeistä roolia.

Viime aikoina esille on noussut skenaarioita, joissa digitalisoitumisen ennustetaan syrjäyttävän perinteiset kohtaamiset. Tilalle povataan virtuaalisia tapahtumia, joihin osallistujat voivat ottaa osaa kotisohviltaan. Tällaisia skenaarioita kehitetään yhtä innokkaasti kuin aikana, jolloin konferenssipuhelujen uskottiin korvaavan face to face -palaverit lähes kokonaan.  Aika on kuitenkin näyttänyt, että henkilökohtaiset tapaamiset ovat pitäneet edelleen pintansa ja konferenssipuheluihin turvaudutaan enemmänkin silloin, kun ne ovat perusteltuja esimerkiksi maantieteellisten etäisyyksien vuoksi.

Samoin uskon käyvän myös tapahtumien saralla. Tapahtumissa on lopulta kyse kohtaamisista ja niiden vaikutuksista. Vaikka teknologinen kehitys etenee jättiharppauksin, täytyy kuitenkin muistaa mikä ja millainen kohde on tapahtumien keskiössä – ihminen.  Tapahtumien tavoitteena on aina vaikuttaa ihmisten asenteisiin ja käyttäytymiseen tavalla tai toisella. Face to face -kohtaamisissa on mahdollisuus tarjota kokemuksellisuutta, henkilökohtaisuutta sekä luoda tunnesiteitä määrätyssä ympäristössä määrättynä ajankohtana.

Uudet teknologiset innovaatiot rikastuttavat tapahtumia huomattavasti ja niiden avulla pystytään lisäämään tapahtumiin muun muassa interaktiivisuutta, vuorovaikutteisuutta ja osallistuvuutta. Pidetään kuitenkin mielessä, kuka palvelee ketä. Vanhaa sanontaa mukaillen, tekniikka on huono isäntä, mutta loistava renki!